Administrativo/a

Desde GRUPO CRIT Tarragona estamos buscando a un/a administrativo/a para el Dpto de Administración para una empresa especializada en equipos de montaje y prueba para Industria de arneses de cableado automotriz ubicada en Alío.

Funciones:

* Área de Administración:


Recibir y registrar facturas de proveedores/clientes en el RP interno de la empresa.

Prepara y emitir facturas precisas y oportunas para clientes locales e internacionales, asegurándose de incluir todos los detalles necesarios (productos o servicios, precio, impuestos aplicables, términos de pago).

Verificar la exactitud de las facturas de proveedores para garantizar que la información sea precisa y completa, incluidos los datos de facturación, los precios los impuestos y los términos de pago.

Conciliación de facturas recibidas comparándolas con los pedidos de compra y los albaranes para asegurarse de que concuerden en términos de cantidad y precio.

Investigar y resolver discrepancias entre las facturas de proveedores/clientes y los registros internos, comunicándose con proveedores y departamentos internos según sea necesario para aclarar cualquier problema.

Asegurar de que todas las facturas emitidas y recibidas cumplan con las regulaciones fiscales y legales incluidos los requisitos de facturación electrónica y los plazos de presentación.

Preparar y procesar pagos a proveedores de acuerdo con los términos acordades y los procedimientos establecidos por la empresa, asegurando la puntualidad y la precisión de los pagos.

Mantener el sistema organizado de archivo de facturas y documentos relacionados, garantizando que se cumplan los requisitos de retención de registros.

Coordinar la comunicación con proveedores/clientes, departamentos internos y autoridades fiscales europeas en relación con cuestiones de facturación y pagos.

Realizar el seguimiento de los pagos recibidos de los clientes, registrar ingresos en el sistema contable y enviar recordatorios de pago a clientes con saldos vencidos según sea necesario.

Preparación de impuestos referentes a compras/ventas locales e internacionales para que sea tramitado por la asesoría externa.

* Área de Contabilidad:


Registro de todas las transacciones financieras en el programa contable.

Soporte a la preparación de los estados financieros como el balance general, el estado de resultados, y el estado de flujo de efectivo, utilizando la información contable registrada.

Registrar y mantener un seguimiento de los pagos/ingresos a realizar.Comparar los registros contables de la empresa con los estados de cuenta bancarios para asegurar que coincidan y resolver cualquier discrepancia.

Preparar y enviar a la asesoría las declaraciones de impuestos, como IVA, IRPF, etc, asegurándose de cumplir con los plazos y regulaciones fiscales.

Analizar los datos financieros de la empresa para identificar tendencias, variaciones, áreas de mejora de la empresa, asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos.

Organizar y mantener registros contables, documentos financieros, archivos de apoyo de manera ordenada y segura, asegurando su disponibilidad para auditorías y consultas internas.

* Área de Logística/Transportes:


Preparar y procesar la documentación necesaria para el despacho de aduanas, incluyendo facturas comerciales, certificados de origen, declaraciones aduaneras y otros documentos requeridos por las autoridades aduaneras.

Organizar el transporte de los productos desde el país de origen hasta el destino final, coordinando con transportistas, agentes de carga para garantizar la entrega oportuna y eficiente de las mercancías importadas.

Realización de seguimiento de los envíos de tránsito para garantizar que lleguen a tiempo y en condiciones óptimas, comunicándose con transportistas y/o proveedores para resolver cualquier problema o retraso que pueda surgir,

Mantener una comunicación regular con los proveedores/cliente extranjeros para asegurar el cumplimiento de los términos de entrega y resolver cualquier problema relacionado con la calidad o el tiempo de entrega.

Supervisar y controlar los costos asociados con la importación de productos, incluyendo costos de transporte, aranceles aduaneros, impuestos y tarifas de importación, buscando oportunidades para minimizar gastos y maximizar la eficiencia.

* Área de Logística/Viajes:



Compra de billetes mediante Agencia o portales internet.

Organizar los viajes con el trabajador: taxista, dinero, entrega de móvil, entrega de llaves del piso dónde se va a hospedar el trabajador (esto coordinando con Recepción/Central), etc.

Organización desplazamientos al aeropuerto con el taxista (planning semanal) o gestión de reservas del PK del aeropuerto.

Reserva de Hoteles de los trabajadores de EMDEP ESPAÑA, desplazados (en función de la disponibilidad de los pisos) o clientes.

Tramitación de Visados/Estas (u otros documentos necesarios para viajar) de trabajadores y soporte al resto de plantas para recibir trabajadores (preparación del ROW, cartas de invitación, etc).

Gestión de consultas necesarias para garantizar el desplazamiento del trabajador:

Soporte al trabajador para la cumplimentación de los formularios necesarios para entrar/salir en el país.

Preparación de documentación necesaria para viajar (notificación a la Seguridad Social del desplazamiento, carta explicativa del motivo del desplazamiento, etc).

Organizar el alojamiento en los pisos según disponibilidad (registrar quién se hospeda y durante cuánto tiempo).

Realizar liquidaciones de gastos de los trabajadores y llevar al día las cuentas 460 (para contabilidad)de los trabajadores.

Validación y pago de las facturas de la agencia de viajes.

Validación de la factura mensual del taxista externo.

* Área de RRHH:


Publicación de ofertas de trabajo, filtrado de CV, coordinación de entrevistas, realización de verificaciones de referencias y apoyo en el proceso de selección de candidatos adecuados para las vacantes disponibles.

Preparación y administración de la documentación necesaria para la contratación de nuevos empleados, incluidos contratos, formularios y acuerdos de confidencialidad.

Mantener actualizados los registros de empleados, incluidos los datos personales, historial laboral, información de contacto y otros datos relevantes, utilizando RP interno.

Registro y seguimiento de las ausencias de los empleados, incluyendo vacaciones, bajas por enfermedad, permisos de maternidad/paternidad, etc. Asegurándose de que se cumplan los procedimiento y políticas correspondiente.

Recopilación de los datos para la preparación y confección de nóminas como horas extras, bajas de enfermedad, accidentes, permisos retribuidos, vacaciones, etc.

Colaborar en la resolución de conflictos laborales y la gestión de quejas de empleados, facilitando la comunicación entre la dirección y el personal, garantizando el cumplimiento de las normativas laborales y los procedimientos internos.

Garantizar la confidencialidad de la información del personal, cumpliendo con las leyes de privacidad y protección de datos, y asegurando que la información confidencial se maneje de manera segura y adecuada.

Se ofrece :

Tipo de Contrato: Contrato indefinido

Salario: Según convenio (1.496,41€ brutos/mes por 14 pagas).

Horario: De 09:00 a 17:00 con 20 min para comer.

Requisitos mínimos:

Tener un buen entendimiento de los principios y prácticas en las áreas de contabilidad financiera, gestión de RRHH, técnicas de administración y logística.

Habilidades sólidas de administración de oficina, gestión de documentos, manejo de software de oficina (como Microsoft Office), habilidades de organización y atención al detalle.

Tener habilidades para comunicarse de manera efectiva tanto verbalmente como por escrito, ya que el puesto implica interactuar con otros compañeros, clientes y proveedores.

Trabajo en equipo y resolución de conflictos de manera constructiva.

Capacidad de análisis de datos financieros, identificar problemas y proponer soluciones efectivas es crucial en áreas como contabilidad y logística.

Adaptación a